Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»
Начиная с версии 3.0.74 в «1С:Бухгалтерии 8» автоматизирован учет расходов на топливо для автотранспорта, используемого в компании. С помощью нового документа «Путевой лист» в программе можно не только оформлять путевые листы, но и отражать покупку топлива по кассовым чекам и топливным картам, а также учитывать остатки топлива в баке автомобиля. Новый функционал могут применять нетранспортные предприятия, использующие в служебных целях легковые автомобили.
Практически в каждой организации, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), имеется автотранспорт (собственный, арендованный или полученный по договору лизинга), который используется в служебных целях. В связи с этим возникает необходимость учета расходов на содержание служебного транспорта, в том числе и расходов на топливо.
Учет расходов на топливо
Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».
Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
- сведения о водителе.
Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). С целью внутреннего контроля организация может самостоятельно установить нормы расхода топлива, утвердив их приказом руководителя. При этом можно руководствоваться нормами расхода топлива, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля, или нормами, рекомендованными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (см., например, письмо Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).
В бухгалтерском учете фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Для целей налогообложения прибыли расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России 08.08.2019 № 03-03-06/1/59876). При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» стоимость топлива для автомобиля, используемого в деятельности, направленной на получение дохода, также учитывается в качестве расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Варианты учета ГСМ в «1С:Бухгалтерии 8»
Топливо можно приобретать за наличный расчет и в безналичной форме. Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).
Учет ГСМ по талонам
Для учета операций с применением топливных талонов имеет значение, какой вид талонов используется и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ. В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на получаемый бензин может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС.
Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться в составе денежных документов на счете 50.03 «Денежные документы».
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета на топливо в составе денежных документов используются документы:
- Поступление денежных документов и Выдача денежных документов (раздел Банк и касса) — для регистрации получения талонов от поставщика и передачи их водителю;
- Авансовый отчет (раздел Банк и касса) — для отражения приобретения ГСМ;
- Требование-накладная (раздел Склад) — для списания приобретенного ГСМ в расходы.
Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент передачи топливных талонов, то поставщик одновременно с талонами передает организации комплект документов на топливо (накладную, счет-фактуру). В договоре при этом необходимо прописать условие, что топливо находится на ответственном хранении у поставщика до момента предъявления топливного талона и заливки топлива в бак автомобиля. Получение и выдачу талонов на ГСМ следует регистрировать в специальном журнале — книге учета талонов.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета ГСМ с переходом права собственности в момент получения талонов используются документы:
- Поступление (акты, накладные) (раздел Покупки) — для регистрации приобретения топлива;
- Перемещение товаров (раздел Склад) — для отражения фактической заправки топлива с АЗС в бак машины;
- Требование-накладная (раздел Склад) — для списания топлива в расходы.
1С:ИТС
Учет ГСМ по топливной карте
Топливная карта представляет собой микропроцессорную небанковскую пластиковую карту с ПИН-кодом и чипом, являющимся носителем информации:
- об установленных лимитах, количестве и ассортименте нефтепродуктов и сопутствующих услуг;
- и/или о количестве денежных средств, в пределах которых на АЗС можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.
Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора топливная карта может передаваться организации и обслуживаться бесплатно или за определенную плату.
Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС отдельными водителями.
При получении топлива на АЗС водитель получает чек о произведенной заправке, который следует приложить к путевому листу. В оговоренный договором срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива представляет организации комплект документов за указанный период:
- отчет о марке и количестве предоставленного топлива (реестр операций, осуществленных с использованием топливных карт);
- финансовые документы (накладную и счет-фактуру).
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для отражения поступления топливных карт и ГСМ используются документы Поступление (акты, накладные). Передача карты оформляется документом Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад), а учет ГСМ в расходах — документом Требование-накладная.
1С:ИТС
Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С»: «Учет ГСМ по топливным картам» .
Как видим, «традиционные» методики учета топлива достаточно трудоемкие. При этом в прежних версиях программы отсутствовала печатная форма путевого листа.
Упрощение учета расходов на топливо в «1С:Бухгалтерии 8»
Начиная с версии 3.0.74 в «1С:Бухгалтерии 8» можно вести учет топлива по путевым листам. Чтобы новая возможность стала доступна пользователю, потребуется включить соответствующую функциональность (раздел Главное — Настройки — Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (см. рис. 1). После включения указанной настройки в программе появляется новый документ — Путевой лист.
Рис. 1. Настройка функциональности программы
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса. В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе — в разделе Документы. Рассмотрим новый документ подробнее.
Возможности нового документа «Путевой лист»
С помощью документа Путевой лист (рис. 2) программы пользователь может:
- учитывать сведения о маршруте легкового автомобиля, который используется в служебных целях. Причем это может быть как собственный автомобиль организации, так и арендованный, а также личный транспорт, принадлежащий сотруднику организации;
- отражать покупку топлива за наличный расчет либо по топливной карте;
- учитывать расход топлива в баке транспортного средства;
- учитывать расходы на топливо в бухгалтерском и налоговом учете (для целей налогообложения прибыли, при применении УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», а также для профессионального вычета индивидуального предпринимателя при уплате НДФЛ).
- выводить на печать путевой лист по типовой межотраслевой форме № 3 (утв. Постановлением № 78) или в упрощенной форме;
- выводить на печать авансовый отчет по форме АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) — при покупке топлива за наличный расчет.
Рис. 2. Документ «Путевой лист». Приобретение топлива по кассовому чеку
Обратите внимание, что документ Путевой лист имеет ограничения: его могут использовать только предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ. Если в деятельности организации используются не легковые автомобили, практикуются заправки «в канистру», используются талоны на ГСМ, а топливо хранится на разных складах, то учет ГСМ должен осуществляться по прежнему («традиционному») сценарию. Методика учета топлива по путевым листам потребовала внесения изменений в программу.
Изменения в «1С:Бухгалтерии 8» для автоматизации учета расходов по путевым листам
В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:
- К счету 10.03 «Топливо» добавлены субсчета третьего порядка:
- 10.03.1 «Топливо на складе»;
- 10.03.2 «Топливо в баке».
- К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавлен новый субсчет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Этот субсчет предназначен для количественного учета расчетов по топливу, приобретенному организацией по топливным картам в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по отдельным наименованиям топлива (субконто Номенклатура) и автомобилям (субконто Транспортные средства).
- Появился новый объект программы — Транспортное средство (элемент справочника Транспортные средства), доступ к которому осуществляется из раздела Справочники — ОС и НМА. Если автомобиль учитывается в организации в качестве основного средства (ОС), то Транспортное средство (рис. 3) создается автоматически при постановке транспортного средства на учет в ФНС (карточка основного средства — ссылка Поставить на учет), поскольку в записи регистра Регистрация транспортного средства содержатся все необходимые сведения. Автомобили, взятые в аренду, и личный транспорт сотрудников, используемый в служебных целях, следует внести в справочник Транспортные средства вручную;
- Для документа Поступление (акт, накладная) появился новый вид операции Топливо.
- дата путевого листа (номер присваивается автоматически);
- транспортное средство;
- сотрудник, который использует машину в служебных целях;
- норма расхода топлива для указанного транспортного средства. По умолчанию норма подставляется из карточки транспортного средства, но может быть изменена в Путевом листе вручную. При этом программа предложит сохранить измененную норму для последующего автоматического заполнения Путевого листа;
- счет и аналитика затрат в форме Счет затрат, доступ к которой осуществляется по соответствующей ссылке. По умолчанию в документе Путевой лист установлена новая предопределенная статья Содержание служебного автотранспорта с видом расхода Прочие расходы.
- Путевой лист — упрощенная форма (см. рис. 4);
- Путевой лист (№ 3);
- Авансовый отчет (АО-1).
- Путевой лист — сначала сотрудник отчитывается за топливо;
- Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке — затем сотрудник отчитывается по иным возмещаемым расходам.
- топливные карты поставщик предоставляет за плату, обслуживание карт — бесплатное;
- право собственности на ГСМ переходит к организации в момент его фактического получения на АЗС;
- ГСМ выбираются на АЗС по цене, действующей на дату внесенной предоплаты;
- закрывающие документы поставщик предоставляет один раз в месяц на дату окончания месяца.
- Базовый норматив затрат бензина в литрах на 100 км в снаряженном состоянии.
- Транспортный стандарт в литрах на 100 км в эксплуатации (при проведении транспортной работы), в том числе:
- стандарт затрат для автобуса с учетом снаряженной массы и номинальной загрузки пассажиров;
- норматив потребления для самосвалов с учетом снаряжения и номинальной загрузки ТС.
- Транспортный норматив грузового авто в литрах на 100 тоннокилометров, определенный при проведении транспортных работ.
- Б — бензин;
- Д — дизтопливо;
- СНГ (СУГ) — сжиженный нефтяной газ;
- СПГ (КПГ) — сжатый природный газ.
- Базовая. Показывает, сколько положено расходовать автомобилю по его техническим характеристикам. Как правило, их указывает завод-изготовитель в документах.
- Транспортная. Включает в себя базовую норму, зависит от грузоподъемности или нормируемой загрузки пассажиров, а также массы перевозимого груза.
- Эксплуатационная. Включает базовую или транспортную норму, поправочные коэффициенты, условия эксплуатации
- 1,3 л — для дизельного топлива;
- до 2 л — для бензина (Рекомендации Минтранса)
- 1,3 л для дизельного топлива;
- до 2 л — для бензина (Рекомендации Минтранса)
- до 0,25 л жидкого топлива;
- до 0,33 л сжиженного нефтяного газа;
- до 0,25 куб. м природного газа.
- до 0,2 куб. м природного газа и 0,1 л дизельного топлива ориентировочно при газодизельном питании двигателя.
- Предельные значения зимних надбавок к нормам расхода ГСМ. В каждой области зимняя надбавка действует в разное время. Например, в Московской области с 1 ноября по 31 марта, а в Свердловской — с 1 ноября по 15 апреля (Приложение 2).
- Нормы расхода топлив на обогрев салонов автобусов и кабин автомобилей независимыми отопителями. Минтранс рекомендует обогревать салоны в холодное время года при среднесуточной температуре ниже + 5 С. В перечень Минтранса вошли не все марки отопителей, расход топлива можно смотреть в документах завода-изготовителя (Приложение 4).
- Пробег машины за месяц — 76 км (S).
- Базовая норма расхода топлива по рекомендациям Минтранса (Hs) — 8,2 л/100 км.
- Автомобилем организация пользовалась в феврале 2022 года в черте города Екатеринбург, поэтому применяются надбавки (D):
- 25 % — за езду в городе с населением от 1 до 5 млн человек;
- 10 % — зимние условия эксплуатации для Свердловской области.
- Пробег автобуса за март — 330 км (S);
- Базовая норма расхода топлива по рекомендациям Минтранса — 35,2 л/100 км (Hs);
- Езда со включенным обогревателем в общей сложности за месяц — 108 часов (T);
- В автобусе установлена обогревательная система BW-300 Webasto, которая по данным завода-изготовителя расходует до 4 литров дизеля в час (Hot);
- Автобус в марте 2022 года доставлял сотрудников в г. Новокузнецк до работы, поэтому применяются надбавки (D):
- 15 % — зимняя надбавка для Кемеровской области;
- 15 % — работа в населенных пунктах с численностью от 250 тыс. до 1 млн человек;
- 10 % — частые технологические остановки, связанные с посадкой и высадкой пассажиров.
- Базовая норма расхода топлива — 20,9 л/100 км.
- Работал в горной местности на высоте 800–2000 м, поэтому применяется надбавка 10 % (D);
- Пробег за май — 570 км (S), из которых 200 км (Sгр) с грузом 2 тонны (Gгр);
- Собственная масса полуприцепа — 9 тонн (Gпр).
- Пробег за месяц — 380 км (S), из которых 300 км перевозка щебня 30 тонн;
- Самосвал работал в карьере, поэтому применяется надбавка 25 % (D);
- Совершил 12 ездок (Z);
- Базовая норма расхода топлива в снаряженном состоянии — 27,7 л (Hs);
- Норма расхода топлива на перевозку полезного груза — 1,3 л (Hw);
- Собственная масса прицепа = 4,5 тонн (Gпр);
- Норма расхода топлива на каждую ездку с грузом — 0,25 л (Hz).
- если в распоряжении ведомства не указаны транспортные средства, которые использует организация;
- если организация превышает нормы: автотранспорт сильно изношен.
- создать комиссию, которая установит расход топлива для каждой единицы автотранспорта и зафиксирует его в акте,
- получить заключение от станции технического обслуживания.
На субсчете 10.03.1 учитывается наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого и газообразного топлива. Аналитический учет ведется по наименованиям, местам хранения и партиям (документам поступления). Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура. Каждое место хранения — элемент справочника Склады. Для ведения аналитического учета по складам и партиям следует выполнить соответствующие настройки параметров учета (раздел Главное — План счетов — Настройка плана счетов — Учет запасов). Субсчет 10.03.1 является «преемником» счета 10.03, использующегося в предыдущих версиях программы, и применяется в «традиционных» сценариях работы с ГСМ. На субсчете 10.03.2 учитывается наличие и движение нефтепродуктов, находящихся в баке транспортного средства. Аналитический учет ведется по наименованиям топлива и автомобилям. Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура. Каждый автомобиль — элемент справочника Транспортные средства.
Рис. 3. Карточка транспортного средства
Примеры применения документа «Путевой лист»
Рассмотрим новые возможности учета топлива на конкретных примерах. Первый пример — отражение в учете топлива, приобретенного по кассовому чеку.
Примечание
Цены в примерах условные.
Пример 1
Организация ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС) имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Автомобиль используется в управленческих целях. 01.08.2019 из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина за наличный расчет. 13.08.2019 после выполнения служебного задания сотрудник сдал авансовый отчет, путевой лист и кассовый чек в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина АИ-95, количество — 70 л, стоимость одного литра 45 руб. и общая сумма 3 150 р. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. На основании путевого листа было израсходовано 60 л бензина согласно маршруту г. Москва — г. Иваново — г. Москва (600 км). 14.08.2019 остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются (учитываются в полном объеме).
Выдача наличных денежных средств сотруднику под отчет отражается документом Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу. При проведении документа Выдача наличных формируется запись регистра бухгалтерии:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
— на сумму денежных средств, выданных под отчет (5 000 руб.).
Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Отразим приобретение бензина по кассовому чеку и его расход документом Путевой лист (см. рис. 2). В шапке документа указывается:
Если топливо приобретается за наличный расчет, то его количество и цена определяются на момент заправки и указываются в кассовом чеке. При заполнении табличной части на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Кассовый чек, указать реквизиты кассового чека, количество, цену и сумму приобретенного топлива.
В табличной части на закладке Маршрут следует заполнить пункты отправления и назначения, дату, время и показания одометра на момент отправления и прибытия, расстояние между пунктами и расход топлива на каждом участке маршрута. Итоговое количество топлива в баке с учетом остатка на начало маршрута, поступления и расхода по путевому листу рассчитывается автоматически и выводится в наглядной форме в нижней части документа. Остаток топлива в баке автоматически переносится в следующий в хронологическом порядке Путевой лист.
При проведении документа сформируются проводки:
Дебет 10.03.2 Кредит 71.01
— на сумму приобретенного бензина (3 150,00 руб.) в количестве 70 л;
Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество списанного бензина (60 л). Поскольку в течение месяца аналогичное топливо может приобретаться разными способами и по разным ценам, то окончательная стоимость топлива, учитываемого в расходах для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения прибыли, будет сформирована в конце месяца при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры, входящей в обработку Закрытие месяца.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации оформляется документом Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица. При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:
Дебет 50.01 Кредит 71.01
— на сумму возвращенных денежных средств (1 850,00 руб.).
В последний день месяца 31.08.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость списанного бензина учитывается в расходах:
Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (2 700,00 руб.). При этом количество бензина по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.
При приобретении топлива по кассовому чеку в документе Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:
Рис. 4. Упрощенная форма путевого листа
Если в результате служебной поездки помимо расходов на топливо возникают иные возмещаемые расходы сотрудника (например, расходы на приобретение товаров и материалов или командировочные расходы), то такая поездка отражается в учетной системе комбинацией документов:
Рассмотрим следующий пример, когда ГСМ приобретено по топливной карте АЗС.
Пример 2
Организация ООО «Швейная фабрика», имеющая на балансе собственный автомобиль марки BMW M3, заключила договор поставки топлива с поставщиком ГСМ на приобретение бензина марки АИ-98 на автозаправочных станциях этого поставщика с применением топливной карты. Автомобиль используется в управленческих целях. Поставка топлива осуществляется путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В соответствии с условиями договора:
01.09.2019 ООО «Швейная фабрика» перечислила с расчетного счета 100% предоплату поставщику за бензин в сумме 8 400 руб. (в т. ч. НДС 20% ) из расчета 200 л по цене 42 руб. за литр с учетом НДС 20%.
Согласно путевому листу за сентябрь 2019 года по топливной карте заправлено 100 л бензина марки АИ-98, а израсходовано 88 л.
30.09.2019 поставщик представил комплект документов за сентябрь 2019 года, согласно которым по топливной карте заправлено 100 л бензина на сумму 4 200 руб. (в т. ч. НДС 20%).
Оплата в адрес поставщика регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 60.02 Кредит 51
— на сумму предоплаты поставщику топлива (8 400 руб.).
Если ГСМ приобретается по топливной карте, то фактическая стоимость топлива с учетом возможных скидок будет окончательно сформирована только в конце отчетного периода, когда поставщик представит организации финансовые документы по договору (товарную накладную, счет-фактуру и расшифровку по операциям, проведенным с использованием топливных карт). В этом случае при заполнении табличной части документа Путевой лист на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Топливная карта, указать реквизиты топливной карты и зафиксировать количество топлива, залитое в бак. Поля Цена и Сумма для топлива, приобретенного по топливной карте, для заполнения недоступны (рис. 5).
Рис. 5. Документ «Путевой лист». Приобретение ГСМ по топливной карте
Табличная часть на закладке Маршрут заполняется аналогично Примеру 1.
При проведении документа формируются проводки, которые отражают движения только в количественном учете топлива (без сумм):
Дебет 10.03.2 Кредит 76.15
— на количество приобретенного топлива (100 л);
Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество израсходованного топлива (88 л).
В конце месяца согласно договору поставщик представляет расчетные (финансовые) документы. Отразим поступление топлива документом Поступление (акт, накладная) с видом операции Топливо. Особенность данного документа состоит в том, что приобретаемые ГСМ «привязываются» к конкретному транспортному средству (рис. 6).
Рис. 6. Поступление топлива
При проведении документа формируются записи регистра бухгалтерии:
Дебет 60.01 Кредит 60.02
— на сумму зачтенного аванса (4 200,00 руб.);
Дебет 10.03.2 Кредит 60.01
— на стоимость бензина, купленного по топливной карте и залитого в бак транспортного средства (3 500,00 руб.);
Дебет 76.15 Кредит 60.01
— на количество топлива, залитого в бак транспортного средства (100 л);
Дебет 19.03 Кредит 60.01
— на сумму НДС (700,00 руб.).
При приобретении топлива по топливной карте печатная форма авансового отчета (Авансовый отчет (АО-1)) в документе Путевой лист недоступна.
30.09.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость израсходованного бензина учитывается в расходах:
Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (3 080,00 руб.). При этом количество топлива по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.
Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса
Норму расхода бензина утвердил Минтранс. Эти стандарты используются для статистической, бухгалтерской и оперативной отчетности и для расчетов себестоимости перевозок и других транспортных услуг.
30 мая 2022 Автор: Евдокимова Наталья
Как регулируются нормативы
Для работы транспортного средства необходимо топливо. К аждая категория авто требует разных объемов ГСМ. Минтранс разработал специальный стандарт — норму расхода топлива по маркам автомобилей (Распоряжение № АМ-23-р от 14.03.2008). Норматив позволяет определить, сколько горюче-смазочных материалов требуется конкретной марке транспорта для обеспечения технологического процесса. Стандарты разработаны только в отношении рабочего процесса транспортных средств. Например, применять значения для расчета списания ГСМ при ремонте, настройке или испытании недопустимо. Для технологических целей следует установить дополнительные нормы затрат топлива (НЗТ).
Распоряжение № АМ-23-р устанавливает сразу несколько категорий стандартов по расходу топлива и ГСМ:
Нормативы устанавливаются в литрах, например, для бензина или дизельного топлива. Либо стандарты закрепляют в метрах кубических, если, к примеру, транспорт потребляет газ.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как рассчитать расход ГСМ по нормам. Используйте эти инструкции бесплатно.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
Можно ли разработать индивидуальные нормативы
Распоряжение № АМ-23-р определяет нормы списания ГСМ в 2022 году по видам транспорта в РФ для всех организаций. Но использовать стандарты Минтранса или нет в своей работе — решение руководства компании. То есть на законодательном уровне нет никаких требований к обязательному применению НЗТ.
Налоговый кодекс не требует нормировать затраты на ГСМ ни по налогу на прибыль организаций, ни по УСНО. Аналогичную позицию поддерживает Минфин (письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.09.2018 № 03-11-11/69335). К аждая организация должна принять самостоятельное решение о работе с топливными нормативами.
Стандарты затрат разрешается разработать самостоятельно. Например, учреждение, основываясь на рекомендации Минтранса, утверждает собственные нормативы. Показатели отвечают реальным характеристикам транспортных средств, эксплуатируемых в процессе жизнедеятельности.
Рекомендации министерства — это лишь стандартные значения, рассчитанные по общим характеристикам марок авто. Несмотря на поправочные коэффициенты, на практике значения существенно отличаются от фактических затрат. Организации вправе утвердить собственные показатели.
Нормативные значения утвердите локальным приказом.
Как считать
Чиновники выделили три основных понятия:
Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций.
Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути, это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто.
Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации).
Каждый из нормативных значений пересчитывается по отношению к базовому с учетом поправочных коэффициентов. Подробная таблица норм расхода топлива на 2022 год раскрывает значения по маркам авто. Сокращения в таблице:
Модель, марка, модификация автомобиля
Базовая норма, л/100 км
Как рассчитать норму расхода топлива
Каждая компания, которая использует транспорт в служебных целях, ведет учет расхода бензина. Обязательные для всех нормативы расхода не установлены, поэтому организация имеет право разработать свои нормы и утвердить их в учетной политике. Эксперт Контур.Бухгалтерии Бюджет на примерах разбирает расчет ГСМ для разных видов транспорта.
Зачем нормировать расход ГСМ
Норма расхода ГСМ — это мера потребления горюче-смазочных материалов при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Ее устанавливают приказом руководителя один раз и фиксируют в учетной политике.
С помощью нормы компания понимает, сколько денег каждый месяц придется тратить на покупку топлива, горюче-смазочных материалов и специальных жидкостей для каждого авто и всего автопарка в целом. Это дает возможность грамотно планировать бюджет.
Экономически обоснованные расходы на ГСМ можно списывать для уменьшения налогов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Превышение нормативов нужно будет обосновать дополнительно.
Как рассчитать норму расхода ГСМ по рекомендациям Минтранса
Рекомендации Минтранса утверждены распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р. В соответствии с ними нормы расхода ГСМ делятся на несколько видов:
В рекомендациях даны формулы расчета норм для каждого вида транспорта: легковых и грузовых автомобилей, автобусов, тягачей, самосвалов, фургонов, эвакуаторов и медицинских машин. Для каждого вида требуется свой набор переменных.
В таблице перечислим их и расскажем, где организация их может взять.
В рекомендации Минтранса или документации завода-изготовителя
Пробег за определенный период. В зависимости от периодичности заполнения путевого листа
Сумма надбавок и снижений,прописанных в рекомендациях Минтранспорта
Рассчитать по формуле:
W = Gгр × Sгр
В Приложении 4 Рекомендаций Минтранса или документации завода-изготовителя
Норма определяется на каждую единицу самосвального подвижного состава. Например, если есть два прицепа, то берем норма ×2.
Как определить поправочный коэффициент (D) при расчете нормы ГСМ
Расход топлива зависит не только от особенностей каждого транспортного средства, но и от внешних факторов: дорожно-транспортных, климатических, эксплуатационных. Чтобы учесть их влияние, при подсчете норм применяют поправочный коэффициент. Он исчисляется в процентах и понижает или повышает норму расхода ГСМ (п. 4 Методических рекомендаций Минтранса).
Конкретные ситуации, в которых нормы расхода растут или снижаются, прописаны в п. 5 и 6 Методических рекомендаций соответственно. Например, расход топлива увеличивается в больших городах, в горной местности, у старых машин, зимой и не только. А снизить его можно, если автомобиль работает на дорогах общего пользования — ездит по трассе.
Отдельно в рекомендациях Минтранс определил:
Если автомобиль работает в междугородних перевозках и перемещается между разными климатическими зонами, рекомендовано применять надбавки, установленные для начального и конечного пунктов маршрута.
Расчет нормативного расхода топлива для легкового автомобиля
Норму расхода топлива легкового автомобиля рассчитывают по формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)
Пример расчета. У типографии «Воробушки» есть служебный автомобиль KIA RIO. Известно, что:
Нормативный расход топлива для организации «Воробушки» за февраль 2022 года составляет: Qн = 0,01 × 8,2 л/100 км × 76 км × (1 + 0,01 × (25 + 10)) = 8,4132 литров
Расчет нормативного расхода ГСМ для автобуса
Расход топлива для автобуса рассчитывают по следующей формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D) + Hot × T
Пример расчета. У ООО «Металлург» есть автобус Нефаз 5299-10-16. О нем известно, что:
Нормативный расход топлива для автобуса за март 2022 года составляет: Qн = 0,01 × 35,2 л/100 км × 330 км × (1 + 0,01 × (15 + 15 + 10)) + 4 л/ч × 108 часов = 594,624.
Расчет нормативного расхода ГСМ для грузовых бортовых автомобилей
Расход топлива для грузовых бортовых автомобилей рассчитывают по следующей формуле:
Qн = 0,01 × (Hsan × S+ Hw × W) × (1 + 0,01 × D)
Пример расчета. Организация рассчитывает норму расхода дизеля для Грузовика Volvo F10 в мае. О нем известно, что:
Вычислим норму расхода топлива на пробег автомобиля в снаряженном состоянии без груза: Hsan = Hs + Hg × Gпр = 20,9 л/100 км + 1,3 л/100 т км × 9 т = 32,6 л/100 км.
Вычислим объем транспортной работы: W = Gгр × Sгр = 2 т × 200 км = 400 т км.
Вычислим норму расхода топлива: Qн = 0,01 × (32,6 × 570 км + 1,3 × 400 т км) × (1 + 0,01 × 10)= 210,122 л
Норма расхода для тягачей рассчитывается по тому же принципу, что и для грузовых автомобилей.
Расчет нормативного расхода для самосвалов
При расчете используйте формулу:
Qн = 0,01 × Hsan × S × (1 + 0,01 × D) + Hz × Z
Пример расчета. Организация рассчитывает норму расхода топливо для самосвала КамАЗ-55111. О нем известно:
Определим норму расхода топлива на пробег автопоезда в составе автомобиля КамАЗ-5511 с прицепом: Hsan = Hs + Hw × Gпр = 27,7 л/100 км + 1,3 л/ 100 т км × 4,5 т = 33,6 л/100 км
Определим нормативный расход топлива: Qн = 0,01 × 33,6 л × 380 км × (1 + 0,01 × 25) + 0,25 л × 12 = 127,68 × 1,25 + 3 = 162,6 л
Можно ли не использовать нормы расхода ГСМ Минтранса
Организация может руководствоваться нормами Минтранса или разработать свои. Сделать это следует, например, в следующих случаях:
Чтобы утвердить свои нормы расхода, организация может:
Обратите внимание, что учет норм ГСМ— право, а не обязанность налогоплательщика. Налогооблагаемую базу можно уменьшить на полную стоимость израсходованного бензина. Все расходы нужно подтвердить документально.
Подготовила Елена Яркина, копирайтер
Источник https://buh.ru/articles/documents/96006/
Источник https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-pravilno-rasschitat-normy-raskhoda-topliva-po-prikazu-mintransa
Источник https://kontur.ru/articles/6692
